Algemeen bestuur

• De vergadercyclus is aangepast om inwoners meer ruimte te geven bij de besluitvorming.
• De coronacrisis had veel invloed op de activiteiten in 2020. Er is volop ingezet op digitaal vergaderen. Raadsessies en raadsvergaderingen waren via een livestream te volgen. Hiervan werd goed gebruik gemaakt. Ook zijn de inspraak- en meepraatmogelijkheden voor inwoners verruimd. Maar door de beperkende coronamaatregelen is dat nog niet van de grond gekomen. Ook de opvolging van de uitkomsten 'Quick Scan Lokale Democratie' is hierdoor stilgelegd.
• Ook in regionaal verband is gezocht naar digitale alternatieven voor de regionale bijeenkomsten.

In het kader van het uitvoeringsprogramma van de notitie Inwoners- en overheidsparticipatie zijn de volgende acties uitgevoerd:

• We hebben een overzicht gemaakt van digitale tools om inwonersparticipatie ook tijdens de coronacrisis vorm te geven. Hiermee is in meerdere trajecten online ervaring opgedaan. Deze ervaringen gebruiken we als input voor de verdere ontwikkeling van (nieuwe vormen van) inwonersparticipatie.
• De online participatiemodule van het communityplatform PleinBest is aangekocht  en de eerste participatietrajecten zijn met deze module voorbereid.
• Er zijn via het inwonerspanel drie peilingen gedaan onder inwoners. Deze gingen over de onderzoeksbereidheid tijdens Corona, natuurgebied Nieuwe Heide en de Omgevingsvisie. Daarnaast is het inwonerspanel ingeschakeld om aandacht te vragen voor een regionaal onderzoek over duurzame energie en aardgasvrij.
• Inwonersinitiatieven zijn gefaciliteerd door het verlenen van subsidies. Er is proactief gevraagd naar de behoeften van initiatieven ten tijde van corona en hulp geboden.
• Inwoners en ondernemers zijn niet betrokken bij klantreizen. Er is gewerkt aan het verbeteren van de dienstverlening en wederzijds begrip. Dit hebben we gedaan door het versterken van de functie Inwonerscontactfunctionaris en het concreet bespreken van onze dienstverlening waarover inwoners of ondernemers niet tevreden waren. Leerpunten zijn in onze werkwijze verwerkt.
• Inwoners en organisaties in Wilhelminadorp en Kantonnier zijn betrokken bij het opstarten van het proces rondom de wijkaanpak Wilhelminadorp-Kantonnier.

• De gemeenteraad stemde in september in met de resultaten van 'Verkenning één fysieke toegang'. Aansluitend startte een vervolgonderzoek voor de toekomstige gezamenlijke huisvesting voor Bestwijzer en de gemeente. Dit onderzoek onderscheidt twee sporen. Spoor 1 betreft het opstellen van een Programma van Eisen en vlekkenplan. In 2020 zetten we daartoe al de nodige stappen. Spoor 2 richt zich op samenwerking en dienstverlening. De voorbereiding voor de start van dit spoor (januari 2021) is eind 2020 afgerond.
• Vooruitlopend op de fysieke samenvoeging van de dienstverlening van Bestwijzer en de gemeente investeerden we in 2020 op intensievere samenwerking met en tussen onze partners. Dat deden we door middel van netwerkbijeenkomsten en teambuilding. Ook was het voor (een deel van) de medewerkers van Bestwijzer mogelijk om in het gemeentehuis te werken. De gezamenlijke werksessies in het kader van de 'Verkenning één fysieke toegang' en het 'Onderzoek huisvesting' droegen ook in belangrijke mate bij aan een betere samenwerking.

• Eind 2020 zijn we gestart met de geleidelijke implementatie van de methodiek Serviceformules. Dit is een instrument om onze externe dienstverlening te verbeteren. Kanaalinrichting is onderdeel van deze methodiek.
• Wij onderzochten de ervaringen van   andere gemeentes, rijksoverheid en onze ICT-leverancier met het thuisbezorgen van waardepapieren zoals paspoorten. Op basis van dit onderzoek en onze eigen ervaringen is besloten om geen verder onderzoek te doen naar (de behoefte aan) het bezorgen van waardedocumenten.
• Ons voornemen om onderzoek te doen naar de mogelijkheid om de openingstijden van het gemeentehuis aan te passen, is niet gerealiseerd. Vanwege de Coronamaatregelen hebben wij onze fysieke dienstverlening immers moeten beperken tot het hoogstnoodzakelijke.
• In de burgerpeiling 'Waar staat je gemeente' (eind 2020) hadden we vragen opgenomen die ons inzicht gaven in het gebruik van en de tevredenheid over onze dienstverlening tijdens Corona. Hieruit bleek onder meer dat Corona voor slechts 1% van de respondenten reden was om hun vraag aan de gemeente uit te stellen.
• Onze correspondentie is zo veel mogelijk opgesteld volgens de afspraken uit Helder Schrijven. Ook trainden we medewerkers op helder taalgebruik en hebben we standaard brieven herschreven.       

Het plan van aanpak Digitale dienstverlening 2018-2021 is verder uitgevoerd. Klanten kunnen nog meer diensten digitaal aanvragen en afhandelen. Natuurlijk blijft offline afhandeling ook mogelijk.

• Het aantal digitale diensten groeide verder met diverse e-formulieren op het vlak van bijvoorbeeld leerlingenvervoer, subsidies, burgerzaken (zoals uittreksels) en de kermis.
• Ook realiseerden we digitale diensten rondom corona zoals formulieren Tozo3.
• We werken continu aan (de implementatie van) diverse wetgeving op het gebied privacy en veiligheid.
• De digitale voorzieningen maakten wij beschikbaar en toegankelijker (inclusief) voor alle inwoners. We toetsen dit regelmatig.
• We zorgen voor goede meetinstrumenten om het gebruik van en de tevredenheid over digitale dienstverlening te monitoren (ten opzichte van bijvoorbeeld balie en telefonie).

• Waar mogelijk zijn bij de vaststelling van de nieuwe APV verdere dereguleringen doorgevoerd. Daarbij gaat het met name over het plaatsen van voorwerpen in openbare ruimte, evenementen en reclamevergunningen.
• Er is gewerkt aan de (klant)processen evenementen(vergunningen) en plaatsen voorwerpen in de openbare ruimte. Deze zijn zoveel mogelijk vereenvoudigd en gestroomlijnd. De afronding van het proces evenementen vindt plaats in de eerste helft van 2022  met een nieuwe en beter toegankelijke webpagina en een vereenvoudigd aanvraagformulier.

• Wij leverden een bijdrage aan de uitvoering van de Samenwerkingsagenda 2018-2025 van het Stedelijk Gebied Eindhoven met onder andere een versnellingsopgave Wonen en afspraken arbeidsmigranten.
• Wij voegden ons in de regionale besluitvorming over het Samenwerkingsakkoord MRE 2019-2022 en werkprogramma MRE 2020.
• Wij hebben de bestuurlijke toekomstvisie van Best uitgedragen aan de diverse regionale overlegtafels.
• We spraken met name met Oirschot over verregaande samenwerking.
• We werken samen met de gemeente Eindhoven bij de realisatie van de Brainport Industries Campus. We hebben de afspraak gemaakt dat we aan de gemeenteraden (onder voorwaarden) een grenscorrectie gaan voorleggen.
• We werken in het sociale domein volop samen met andere gemeenten, zoals over Wmo en jeugd, maar ook over arbeidsparticipatie.